導入に至った経緯

コロナウイルスが流⾏し始めた際、弊社では社⻑が先頭に⽴って「DX化を進めよう！テレワークできる⼈はテレワークしよう！」という強いメッセージを発信していました。営業アシスタントがテレワークしやすくするためには、営業部⾨の各部署で⾏っていた経理に関連する業務を経理部に集約した⽅がよいのではないか、という案が経理部内で出たため、業務を集約することになりました。ただ、業務を集約するということは、逆に⼈を増やさないと経理部の中で業務が回らなくなる、ということでもあります。できるだけ⼈を増やさずに何とかしたい、ということで、経理部内にプロジェクトチームを発⾜。外部のコンサルティング会社にも⽀援いただきながら検討を進めていく中で、「OCRとRPAを絡めたいね」という話が出たのがRPA導⼊のきっかけです。

RPAを導⼊する際に業務の再配分も同時に⾏った

伴⾛型⽀援は週に2⽇、3ヶ⽉ほどの期間で実施。⽀援がない⽇も毎⽇WinActorの画⾯を開いて慣れる ようにしました。⾃宅からもリモートで繋げて⽀援で作ったシナリオの復習をしていました。RPAで業 務の効率化ができたことを経理部内で説明‧理解してもらいながら、もともとやっていた経理業務をほ かの⽅へ割り振るように部⻑が働きかけてくれました。経理業務 2割、RPA  割、という業務割合にし てもらえたのはとても⼤きかったです。 この環境でRPAを活⽤し効率化を図った結果、経理部では年間350時間削減、2⼈分の業務の⾃動化を実 現しました。各⽀店から経理部に業務を集約したことにより、営業部⾨のアンケート結果でも7⼈分の ⼯数削減効果を出すことができました。

合計150名が⾃主的に社内説明会に参加

営業部⾨向けにRPAの作り⽅や動作を⾒てもらい理解を深めるためのRPA説明会を社内で実施。これまで6回開催して150⼈ほどが参加してくれました。マイナス意⾒も出るかと思っていたのですが、前向きな意⾒が思った以上に多く、事前に「RPAでこんなことができたらいいのに」と⾃発的に考えてくれている⼈も多くいることがわかりました。また、アンケートではRPA化できそうな業務の候補もたくさん上がりましたし、RPA作成に興味のある⼈が約50名もいました。

それを踏まえて、今後の進め⽅としては
① 営業部⾨の業務のRPA化を少しずつ進めながら効果を実感してもらう
② 希望者向けに研修を⾏いながらシナリオ作成者を増やす
上記２つを計画しています。

当⾯は経理部でRPA推進⽀援を⾏っていきますが、理想としては、⾏く⾏くはしかるべき部署にRPA推進チームを発⾜し、社内でRPA作成者を増やすことと、⾃分の担当業務を⾃ら⾃動化することを、旗振り‧サポートしていくという流れを作ることが⽬標です。

今後の展開

実際に効果を実感できると社内のデジタル化のアイディアが増えていきました。まずはそれを実現していくことです。社内には紙書類もまだ多いため、OCRを組み合わせ、RPAをさらに有効に活⽤できるよう検討していきたいと考えています。また、効率化の領域だけではなく、価値創出にもテクノロジーを活かしていきたいと思います。